Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en
otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero
con los datos de personas distintas.
CONCEPTOS PREVIOS
DOCUMENTO PRINCIPAL:
Es el documento de Word que contiene el
texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
ORIGEN DE DATOS:
Es
el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede se runa
tabla de Access, un libro de Excel, una
lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se puede introducir en el
mismo momento de combinar
LA PESTAÑA CORRESPONDENCIA
Para rectificar un documento combinado o
utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y
utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos
utilizar los botones de la pestaña de correspondencia.
EDITAR LISTA DE DESTINARIOS
Permite abrir el cuadro de dialogo
destinarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.
BLOQUE DE DIRECCIONES
Permite insertar en la posición del curso
un bloque de direcciones, tal como vimos para realizar con el asistente.
LINEA DE SALUDO
Permite insertar en la posición del curso
una línea de saludos, tal como vimos con el asistente.
INSERTAR CAMPO COMBINADO
Permite insertar en la posición del cursor
un campo del origen de datos.
DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS
El origen de datos pueden contener varias
filas de datos(varios destinarios), al combinar, se generan tantos documentos
como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permite desplazarse
por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen
son esperados.
ü Permite ver los datos del primer registro del origen.
ü Permite visualizar el registro anterior
ü Permite visualidad el registro siguiente
ü Permite visualizar el ultimo registro
Si queremos filtrar los
destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por
ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en
el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con
el icono, a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado
del campo Provincia y se despliega una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan
todos los valores de población.
(Espacios) se seleccionan
todos los destinatarios que no tienen población.
(Sin espacios) se
seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.
En la pestaña Filtrar
registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una
condición o varias. En la primera línea se va formando la primera condición.
En Campo: seleccionamos el
campo que va a formar parte de la condición.
En Comparación:
seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos de
operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).
Vacío indica que el campo
no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes
que no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No
vacío, en Comparado con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone
el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparación es Vacío
o No vacío.
