COMBINAR CORREPONDENCIA

Esta opción nos permite  incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de  personas distintas.

 

CONCEPTOS PREVIOS

DOCUMENTO PRINCIPAL:

Es el documento de Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del  origen de datos.

ORIGEN DE DATOS:

 Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede se runa tabla de Access, un  libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se puede introducir en el mismo momento de combinar

 

 

 

 

LA PESTAÑA CORRESPONDENCIA

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los botones de la pestaña de correspondencia.

EDITAR LISTA DE DESTINARIOS

Permite abrir el cuadro de dialogo destinarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

BLOQUE DE DIRECCIONES

Permite insertar en la posición del curso un bloque de direcciones, tal como vimos para realizar con el asistente.

LINEA DE SALUDO

Permite insertar en la posición del curso una línea de saludos, tal como vimos con el asistente.

INSERTAR CAMPO COMBINADO

Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.

 

 

DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS

El origen de datos pueden contener varias filas de datos(varios destinarios), al combinar, se generan tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permite desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son esperados.

ü  Permite ver los datos del primer registro del origen.

ü  Permite visualizar el registro anterior

ü  Permite visualidad el registro siguiente

ü  Permite visualizar el ultimo registro

 

Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono, a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Provincia y se despliega una lista con varias opciones:

 

 

(Todos) se seleccionan todos los valores de población.

 

(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.

 

(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.

 

 

 

 

 

 

 

 

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En la primera línea se va formando la primera condición.

 

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.

 

En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).

 

Vacío indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No vacío, en Comparado con: no pondremos nada.

 

En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparación es Vacío o No vacío.